مدیریت زمان

زمان از مقولات لطیفی است که از دست رفتن آن خیلی محسوس نیست. شاید خیلی از ما اهمیت موضوع را درک کنیم، ولی ندانیم چگونه باید زمان را مدیریت کرد. یعنی کلیات را می دانیم: مثلاً روزانه کارهای مفیدی انجام دهیم، برنامه ریزی کنیم، وقت را هدر ندهیم، برای کارها هدف گذاری کنیم و از این دست حرف های کلی. متأسفانه دانستن این جملات هیچ فایده ای ندارد!
تا کنون چقدر در زمینه مدیریت زمان مطالعه کرده اید و با مفاهیم اصلی آن آشنا هستید؟ کتابهای عمومی مانند قورباغه را بخور! اگر به خوبی عمل شود، می تواند تا حدودی زیادی مشکلات را حل کند. اما برای بررسی اساسی مدیریت زمان به منابع بهتری نیاز است.
خوشبختانه همکاران ما در بخش مدیریت توسعه سازمان و سرمایه انسانی دانشگاه، مطلب خیلی خوبی را جمع آوری و تألیف کرده اند که در این پیوند در اختیار دوستان گذاشته ام. علاقمندان را به این مطلب نیز ارجاع می دهم که روشهای کارآمدی را مطرح کرده است. البته توجه داشته باشیم که صرفاً مطالعه این مطالب کارساز نخواهد بود و باید آنها را در عمل بکار برد و کار مشکلی نیست.

از بین روشها مختلف، روش GTD بیشتر توجه مرا جلب کرد. تفاوت در این است که این روش فراتر از یک روش است و بیشتر شبیه به یک سیستم فکری است. البته روشهایی که در بالا به آن اشاره شد، در این نظام فکری می توانند جای بگیرند. آقای دیوید آلن سال ۲۰۰۱ این روش را در کتاب زیر مطرح کرد:

تصویر جلد کتاب

که ترجمه فارسی آن با نام سامان دادن کارها با مشخصات زیر منتشر شده است:

تصویر جلد کتاب سامان دادن کارها      ScanImage868

 

ویرایش جدیدتری از کتاب اصلی بعد از در نظر گرفتن تجربیات یک دهه کار روی آن منتشر شده است که باید خیلی خواندنی باشد.

تصویر جلد ویرایش جدید کتاب دیوید آلن

برای آشنایی بیشتر با روش GTD، مطالعه سایت ویکی پدیا، سایت اصلی، و مقالات رایگان و کوتاه آقای آلن را توصیه می کنم.

برای اجرایی کردن سیستم GTD، نرم افزارهای عمومی و اختصاصی نیز طراحی شده است. البته توصیه می کنم در ابتدای کار درگیر نرم افزار نشوید و سیستم را ابتدا در نظام فکری و رفتاری خود و سپس روی کاغذ یا در فایل های اکسل یا ورد بکار ببرید. از بین نرم افزارهای رایگان، نرم افزار GTD-Free را پیشنهاد می کنم که در این پیوند مقدمات کار با آن توضیح داده شده است. برخی نرم افزارها افزونه هایی را برای اجرای عملیات GTD تدارک دیده اند که افزونه Freeplane GTD-plus در نرم افزار Freeplane از آن جمله است (مثالهای بیشتر). این نرم افزار اساساً برای نگارش نقشه ذهنی بکار می رود که در جای خود بسیار مفید است.

کل فرایند GTD در یک نگاه در این فایل PDF، و در این نوشته خلاصه شده است. بعد از مطالعه همه موارد فوق، مرور این نکات خلاصه می تواند یادآور خوبی باشد.

برای عملی کردن این روش بهتر است کل مطالب خوانده شود و به خلاصه ها بسنده نشود. اما برای مرور، برخی نکات مهم در ادامه آمده است:

  • ذهن توانایی انباشت و انجام کارها را ندارد. فقط پردازش می کند.
  • ذهن مانند RAM عملی می کند و نه هارد دیسک.
  • باید ذهن را از کارها پاک کرد و به پردازش و خلاقیت اختصاص داد.
  • بنابراین باید یک سیستم بایگانی و یادداشت برداری مؤثر و قابل اطمینان تدوین شود.
  • لیست کارها حتما باید شامل گام بعدی هم باشد.
  • رسیدگی و پاکسازی یادداشت ها باید هفتگی انجام شود.
  • همیشه فکر کنیم که آیا این کار را باید ما انجام دهیم یا فرد دیگری بهتر از ما می تواند انجام دهد.
  • تقویم ها جای یادداشت کارها نیستند.
  • کارها به ندرت به دلیل کمبود وقت به مشکل برمی خورند. دلیل اصلی عدم موفقیت این است که نحوه انجام آنها مشخص نشده.
  • احساس اضطراب و گناه، ناشی از کارهای زیاد نیست. بلکه پیامد مستقیم عهدشکنی با خود است.

اخیراً وب سایت فارسی GTD.ir راه اندازی شده است که ویرایش جدید کتاب فوق را ترجمه کرده اند و مطالب مرتبطی رانیز جمع آوری نموده اند.

3 دیدگاه در “مدیریت زمان

  1. به نکات خوبی اشاره شده ولی امروزه با عوامل مداخله گر زیادی روبه رو هستیم که گاهی زمان بندی هامون هم دچار مشکل میشه

  2. باسلام
    به نظرم اگرمابه عنوان یک انسان بدانیم که زمان آنقدر ارزش داردکه نباید صرف کارهایی شود که یک کامپیوتر و یک ماشین هم می تواند انجام دهد بلکه باید آفریننده بهترینها و طراح ایده های بدیع باشد و اینکه اگر جامعه امروز بیشتر برروی این ابعاد چه در مدارس و چه در محیط اجتماعی و کاری تأکید کند دنیای زیباتری ایجاد می شود که به اذهان و ایده ها اعتبار می بخشد نه چیز دیگر.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

*