نکات مهم در مکاتبات

 برای ارتباط مؤثرتر، لطفاً در ارسال مطالب نکات زیر را رعایت فرمایید:

مکاتبات تلگرامی یا واتس آپ

برای مکاتبات علمی بهتر است از ایمیل استفاده شود. اگر حجم فایل پیوست زیاد بود یا در مواقعی که ایمیل ها نمی رسید، تلگرام ارجح است. همچنین گروه های کلاسی در تلگرام انجام می شود. کانال ها و گروه هایی که برای کلاس ها تشکیل می شود، فقط برای مطالب مرتبط با کلاس و اشتراک مقالات و اسلایدها است.
نرم افزار واتس اپ که تاریخچه را نگه نمی دارد، اصلاً مناسب کارهای دانشگاهی نیست. در ایام کرونا یا برای ارتباط از دور، از تماس صوتی واتس اپ برای مشاوره ها استفاده می کنیم.

ارسال ایمیل

  • عنوان ایمیل‌ها مرتبط با محتویات و با معنی باشد به گونه‌ای که از هرزنامه‌ها (spam) قابل تشخیص باشند. ایمیل‌های بدون عنوان حذف خواهند شد. عنوان صحیح در آرشیو کردن ایمیل‌ها و پی گیری‌های بعدی اهمیت زیادی دارد.
  • متن ایمیل‌ها یا به زبان فارسی نوشته شود یا به زبان انگلیسی. لطفاً متن پینگلیش ارسال نفرمایید.
  • بعد از دریافت ایمیل، آنرا پاسخ دهید تا از دریافت آن توسط شما اطمینان حاصل شود.
  • گاهی ممکن است ایمیل‌های اینجانب به جای inbox به پوشه bulk یا spam شما منتقل شود. در این صورت بعد از دریافت، گزینه not spam را انتخاب کنید تا بعد از این به inbox  شما منتقل شود.

نامگذاری فایلهای پیوست

  • نام فایلها به هیچ وجه با حروف فارسی نباشد، با معنی و مرتبط با موضوع انتخاب شود.
  • در نام فایلها از نقطه استفاده نشود.
  • بهتر است ایمیل بزرگتر از ۵ مگابایت نشود.
  • فایل‌های حجیم قبل از ارسال فشرده (zip , rar) شوند یا در چند ایمیل ارسال شوند.
  • در نام فایل های داده، از هیچ نشانه ای به غیر از زیر خط (underline) استفاده نشود.
  • از کلماتی مانند final version و مانند آن در نام فایل خودداری نمایید، زیرا همیشه بعد از آن بازهم ممکن است نیاز به ویرایش باشد.
  • برای ویرایش فایل، بعد از باز کردن آن ابتدا آنرا با تاریخ جدید save as نمایید و سپس به ویرایش بپردازید. در این صورت بایگانی کاملی از تمام ویرایش های قبلی بوجود می آید و آخرین ویرایش از روی تاریخ آن مشخص است.
  • برای عملی کردن اهداف فوق، نام فایلها را به صورتی که در ادامه تشریح می شود با تاریخ شروع نمایید.
  • نام فایل مقالات PDF را که به پیوست ارسال می کنید، لازم نیست تغییر دهید. در صورت تمایل می توانید آنرا بصورت اول نام نویسنده و بعد سال انتشار تغییر دهید. مانند: Soderberg1992.pdf

نگارش فایلهای Office

  • ذکر تاریخ در نام فایل بیان کننده تاریخ آخرین ویرایش آن است. بنابراین صرف ارسال مجدد، تاریخ آنرا تغییر ندهید. موقع ویرایش، فایل را به تاریخ جدید save as کنید تا ویرایش های قبلی هم باقی بمانند.
  • در مثالهای زیر اعداد تاریخ در نامن فایل همه انگلیسی هستند که بخاطر فارسی شدن این سایت ممکن است در این صفحه فارسی نمایش داده شود.
  • نام فایل با تاریخ و در قالب زیر انتخاب شود. مثال:

۱۴۰۰-۰۶-۱۲_Proposal.docx

توجه ۱: اعداد روز و ماه دو رقمی هستند. قبل از اعداد یک رقمی، صفر قرار دهید. عدد سال برای سالهای بعد از ۹۹ بصورت چهار رقمی نوشته می شود (مانند ۱۴۰۱). ترتیب سال و ماه فقط بصورت فوق رعایت شود. تاریخ در ابتدای نام فایل قرار دارد.
توجه ۲: در نام فایل، اعداد همه انگلیسی هستند. در این نوشته ممکن است در برخی مرورگر ها بصورت فارسی نمایش داده شود.

  • ویرایش های مختلف در یک تاریخ با وارد کردن زیرخط و شماره در انتهای نام فایل مشخص شود. مثال:

۱۴۰۰-۰۶-۱۲_Proposal_2.docx

  • شماره صفحه / شماره اسلاید برای صفحات وارد نمایید.

به مثالهای زیر توجه فرمایید:

مثال

وضعیت

دلایل

final version.docx

غلط

تاریخ ندارد. از کلمات کیفی مانند final استفاده شده که بعداً ممکن است تغییر کند.

فایل.docx

غلط

حروف فارسی به کاررفته

نام فایل با محتویات ارتباط ندارد

invoice 92.4.5.docx

غلط

تاریخ در انتها آمده و با نقطه نوشته شده است.

۱۳۹۸_۵_۶-invoice.docx

غلط

از زیر خط بجای خط تیره در تاریخ استفاده شده است.

۱۴۰۰-۰۵-۰۶_Report.docx

صحیح

نام مناسب و تاریخ صحیح است. بخش های بعد از تاریخ می توانند با زیرخط از هم جدا شوند.

توجه: اعداد جدول فوق همه انگلیسی است. ممکن است در برخی مرورگر ها بصورت فارسی نمایش داده شود.

  • متونی که برای اصلاح ارسال می شوند با فونت B Nazanin با اندازه ۱۴ و یک خط در میان باشد. اصلاح اولیه با ابزار Reviewing قسمت Track Changes  انجام می شود.
  • در صورت نیاز یک نسخه چاپ شده با رعایت نکات فوق تحویل شود.
  • متونی که بیش از حد مشکل تایپی و اشتباه داشته باشند، بررسی نمی شوند.

نام گذاری فایل های ثبت داده
خروجی داده های سیستمهایی مانند EMG, Force Plate, Motion, Isokinetic, … برای آزمودنی های گوناگون هر کدام در فولدری با نام آزمودنی قرار می گیرد. نام فایل ها از حروف اختصاری طبق قراردادی که از قبل هماهنگ کرده ایم صورت می گیرد. همچنین چند نکته کلی را باید مد نظر داشت:

  • در نام فایل از نقطه و فاصله استفاده نشود.
  • همه نام فایل ها از یک قانون پیروی کنند.
  • از نقطه و حروف فارسی در نام فایل و فولدر استفاده نشود.
  • در یک فایل جداگانه، قرارداد نام فایل ها و مفهوم علامات اختصاری تشریح شود.

تحویل CD

روی CD هایی که تحویل می دهید یا پست می کنید، علاوه بر نام خود، محتویات و تاریخ را با ماژیک مخصوص CD درج نمایید. آدرس: تهران- میرداماد- میدان مادر- خ شاه نظری- خ مددکاران- دانشکده علوم توانبخشی – ساختمان اساتید، کد پستی: ۱۵۴۵۹۱۳۱۸۷