امروزه برای سهولت و تسریع انجام امور اداری، گرفتن تصویر امضا برای امضا کردن نیابتی در برخی امور متداول شده است. البته این کار با امضای الکترونیک فرق دارد. امضای الکترونیک یا Digital Signature دنباله ای از اعداد رمزگذاری شده است در قالب کلید عمومی و خصوصی برای تشخیص هویت و اصالت اسناد به کار می رود و باید توسط خود فرد و با کمک نرم افزار انجام شود و معمولاً نیابتی نمی توان آنرا انجام داد. این نوع امضا رفته رفته در اسناد رسمی دولتی و مالیاتی در حال استفاده است، اما عموم مردم با آن فعلاً سروکار جدی ندارند و موضوع بحث این نوشته هم نیست.

در این نوشته در مورد گرفتن تصویر امضای عادی و قرار دادن آن در فایل صحبت می کنیم و نکات کاربردی را مرور می کنیم. که مثال آن در امور دانشگاهی عبارتنداز گرفتن امضای موافقت ارسال مقاله به ژورنالها یا امضای برگه های دفاع و دعوت از داوران و …

اولین نکته مهم این است که تا آنجا که ممکن است، ترجیحاً بدهید خود افراد امضا کنند.

اما اگر به هر دلیلی مجبور شدید تصویر امضای کسی را به نیابت از او در سندی بکار ببرید، نکات زیر را مدنظر داشته باشید:

برای هر بار امضا زدن، باید صاحب امضا در جریان قرار بگیرد. مقایسه کنید با امضا کردن دستی که در آن برای هر بار ارسال جدید مقاله، همه دوباره خود به خود در جریان امضا کردن قرار می گیرند. هدف از امضا هم همین آگاهی است. فقط بجای کاغذ و خودکار، برای تسریع کار از تصویر الکترونیک امضا استفاده می شود اما دیگر آداب امضا زدن، مانند در جریان قرار گرفتن صاحب امضا در هر مورد بجای خود باقی است.

اینکه همه در جریان کلیت کار هستند (دفاع یا ارسال مقاله و …) بجای خود. اما امضا کردن متفاوت است و برای هر سند جدید دوباره باید با صاحبان امضا هماهنگ شود و متنی که باید امضا کنند را ببینند و بخوانند.

اگر یک بار برای همان موضوع با آگاهی افراد، از تصویر امضای آنها استفاده کرده اید، برای مورد مشابه دیگری (مثلاً ارسال مجدد همان مقاله به ژورنال دیگری) باید دوباره افراد در جریان قرار بگیرند و متنی که باید امضا شود را ببینند.

کاربرد این نکات کلی تر از آن است که در بالا فقط برای ارسال مقاله مثال زدیم. این آداب در مورد همه امضا زدن های نیابتی اداری هم صادق است. مانند مهر امضای رئیس که نزد مسئول دفتر است و باید در هر مورد (مثلاً گواهی کنفرانس ها و نامه ها) با اطلاع صاحب امضا استفاده شود.

از منظر قانون مدنی هم باید در نظر داشته باشیم که استفاده بدون اطلاع از امضای افراد جعل محسوب می شود و تبعات قانونی آن، خاطی را با مشکل مواجه می کند. باید توجه داشت که اساس گرفتن امضا؛ آگاهی فرد امضا کننده و موافقت وی با متن و جزئیات موضوع مورد نظر است.

گاهی افراد برای متون فارسی و انگلیسی امضای متفاوتی دارند یا حتی امضای فارسی متفاوتی برای اسناد مالی و امور جاری دارند. یا شاید امضای فرد اخیراً تغییر کرده باشد. اگر شما همان تصویر قبلی را مجدد بکار بگیرید، ممکن است موجب نارضایتی شود. اما اگر نکات بالا رعایت شود، مشکلی پیش نمی آید و صاحب امضا تصمیم می گیرد که کدام  امضا را چه موقع بکار گیرد.

البته باید در نظر داشت که برخی اساتید که کم هم نیستند این راه را باز می کنند و با دادن نمونه امضا و گفتن این جمله که “خودت امضا رو کپی پیست کن” باعث شده اند که دانشجو سایر اصول مربوط به امضا را فراموش کند.

یا اینکه برخی از اساتید هم هستند که فرآیند خواندن یک مطلب و امضای آن را خیلی با تأخیر انجام می دهند و این هم یک عامل دیگر است که دانشجوها ترجیح می دهند بدون اطلاع مجدد کپی پیست کنند.

اما اینها رفتار صحیحی نیستند و باید در راستای مهارت های زندگی و  انضباط دانشگاهی، مسیر صحیح آنها را تمرین کنیم.

نکاتی برای بررسی بیشتر:

برای حصول کیفیت بهتر، بجای استفاد از اسکن امضا، بهتر است زمینه آنرا با نرم افزار حذف کرد و آنرا به بردار تبدیل کرد. یا بهتر از آن، با استفاده از قلم دیجیتال، در نرم افزاری هایی مانند ادوبی آکروبات امضا زد و سپس آنرا در فایلهای PDF استفاده کرد.

همین آگاهی مجدد از متن قبل از ارسال توسط همه افراد (مؤلفین) درمورد وابستگی سازمانی هم صادق است که در این نوشته توضیح داده شده است. ذکر آدرس ایمیل افراد هم باید با هماهنگی صورت گیرد. آدرس ایمیل ممکن است تغییر کرده باشد، یا افراد برای کارهای متفاوت از ایمیل های متفاوت استفاده کنند. برای اجتناب از نارضایتی و دلخوری احتمالی، اطلاعات افراد را خودشان چک کنید.

اینکه برخی امضای مبهم و خط خطی دارند و برخی امضای آنها صرفاً نوشتن واضح نامشان با دستخط خودشان است (عمدتاً کشورهای دموکراتیک) هم موضوع فرهنگی جالبی است که می توان در مورد آن بیشتر فکر و مطالعه کرد.